Att jobba inom produktion innebär ofta att allt händer samtidigt. För den enskilda medarbetaren kan det vara svårt att hålla reda på alla detaljer.  Att identifiera och dokumentera arbetsprocesser skapar en tydlighet för hela organisationen och gör det smidigare att få överblick, lära medarbetare nytt eller effektivisera.

För vissa verksamheter är processer nödvändiga att ha definierade, medan det för andra kan tillföra en praktisk fördel. Så, vad är en process i Prosmart?

En Prosmart-process fungerar som en tydlig steg för steg-guide som visar exakt vad som ska göras, när det ska göras och hur det ska göras – genom hela produktionsprocessen. Det skapar en enkelhet och oavsett om en medarbetare är ny på jobbet eller har lång erfarenhet hjälper processer till att navigera administrationen av produktionen på ett strukturerat och enkelt sätt.

De minskar beroendet av specifika personer att finnas tillhands för frågor, gör personalbyten enklare att hantera och minskar stressen i vardagen.

Här är fyra tillfällen när ni kommer att ha extra stor nytta av att ha era processer definierade:

1. Ny medarbetare

En ny medarbetare kan skapa en stor arbetsbelastning. Både för befintliga medarbetare och för den nya teammedlemmen kan arbetsflöden kännas omöjliga att lära ut eller ta in. Med tydliga processer kan medarbetare snabbt komma in i arbetet och förstå sina och andras uppgifter och snabbare komma igång och vara självgående.

2. Hantera komplexa eller sällan förekommande arbetsuppgifter

Vissa arbetsmoment sker mer sällan än andra och vid dessa tillfällen kan processer hjälpa till att bryta ner arbetet i överskådliga delar. Detsamma gäller när uppgifter är komplexa och involverar många steg.

3. Frånvarande medarbetare

En frånvarande medarbetare som är den enda som brukar hantera en viss uppgift kan vara riktigt utmanande. Med tydliga processer på plats blir det enkelt för andra att snabbt sätta sig in i vad som behöver göras och hur. Processer säkerställer att inget faller mellan stolarna och att arbetet fortsätter smidigt – oavsett om frånvaron förväntas bli lång eller kort.

4. Förändringar eller förbättringsarbeten

Vid förändringar eller förbättringsarbeten kan det vara extra svårt att hålla koll på alla steg och säkerställa efterlevnad av arbetsprocessen. Fastställda processer fungerar som en guide genom förändringsarbetet och gör det lättare att genomföra och hålla fast vid förändringar och säkerställa att alla arbetar likadant och mot samma mål.

I de verksamheter där Prosmart används finns det alltid processer på plats, men de är inte alltid definierade eller implementerade i systemet. Ibland finns det inte ens en medvetenhet kring att processerna finns eller vilken nytta de kan göra. Att tydliggöra och integrera dessa processer i systemet hjälper inte bara till att skapa ordning och struktur utan gör också arbetsvardagen enklare och mer effektiv för alla i organisationen.

Är ni redo att synliggöra processerna och aktivt börja använda dem? I så fall kan ni räkna med att lyfta er verksamhet till nästa nivå.

Välkommen att kontakta oss om du behöver hjälp eller har frågor om processer.