Abstrakt bild med linjer som kopplas ihop med punkter

Vad är EDI?

EDI, Electronic Data Interchange, har funnits sedan 1970-talet och fungerar i grunden som ett sätt för organisationer att skicka elektroniska dokument till varandra. Dessutom används det ofta för att hantera fakturor, ordrar och orderbekräftelser på ett mer strukturerat och automatiserat sätt.

Tanken med EDI var att ersätta pappersdokument med digitala format enligt en gemensam standard. Målet var att göra administrationen snabbare, enklare och mindre beroende av manuellt arbete. En bra tanke – men hur blev resultatet? Inte riktigt lika enkelt.

I praktiken utvecklades EDI på ett annat sätt än man tänkte från början. Standarderna blev aldrig helt standardiserade, eftersom olika system tolkade dem på sina egna sätt. Därför har företag ständigt behövt göra anpassningar, och det som skulle minska det manuella arbetet har i stället lett till mer konsultinsatser, svårare övervakning och större känslighet för ändringar. Det är kanske inte så konstigt att många suckar när EDI kommer på tal.

Samtidigt fortsätter EDI att spela en central roll i hur företag och organisationer utbyter information. Behovet av tydliga och strukturerade digitala flöden har nämligen inte minskat – snarare tvärtom.

Det väcker frågan: vad är egentligen EDI idag? Och ännu viktigare, vart är tekniken på väg och hur kan vi förvänta oss att EDI fungerar i framtiden?

Vad står EDI för?

EDI står för Electronic Data Interchange och innebär att företag utbyter information i ett standardiserat elektroniskt format. Det kan till exempel handla om:

Poängen med EDI är därför att informationen bara ska behöva registreras en gång, för att sedan kunna överföras automatiskt utan att återigen matas in av mottagaren.

Hur fungerar EDI idag?

I grunden fungerar EDI så att ett system skickar en fil till ett annat system via en transportväxel (VAN-operatör). Filen följer en överenskommen standard, vilket gör att mottagarsystemet i teorin enkelt kan läsa den. Men i praktiken uppstår flera problem, bland annat att:

Detta har i sin tur gjort att EDI-projekt ofta blir både dyrare och mer tidskrävande än vad man från början räknar med.

Vad är skillnaden på EDI och e-faktura?

En vanlig fråga är vilken skillnad som finns mellan EDI-fakturor och e-fakturor.

En EDI-faktura är en strukturerad fil som skickas direkt från system till system. En e-faktura är däremot ett elektroniskt dokument – ofta i formatet Peppol BIS Billing – som olika affärssystem kan tolka och behandla.

I praktiken använder många företag båda fakturatyperna, och därför behöver systemen stödja dem parallellt. Här kommer Prosmart in som ett bra exempel. Systemet skickar EDI-fakturor via Crediflow, som fungerar som VAN-operatör och ser till att fakturorna når mottagaren i rätt format. Samtidigt hanterar Prosmart även moderna e-fakturor via Peppol, vilket gör det enkelt att arbeta med både traditionella och nya standarder.

Därför behöver du inte välja en enda väg. I stället kan du arbeta med det fakturaformat som mottagaren föredrar – och låta systemet ta hand om resten.

Peppol är en viktig del av utvecklingen

Peppol BIS Billing är ett europeiskt standardiserat ramverk för elektroniska dokument, och det används i allt större utsträckning för att skicka:

Eftersom Peppol skapar en mer enhetlig standard minskar behovet av kundspecifika speciallösningar. Det gör dessutom vägen mot framtidens helautomatisering betydligt enklare. Samtidigt är Peppol bara en del av helheten – många företag behöver fortfarande hantera flera format och flöden parallellt.

Trendspaning: EDI är på väg att bli något helt annat

Trots att EDI-tekniken är över 50 år gammal står vi mitt i en stor förändring. Vi är nämligen i början av en förflyttning där klassisk EDI inte längre räcker till och där systemen blir allt smartare.

Här är tre trender som redan har börjat märkas:

  1. Från filformat till intelligenta meddelanden
    Historiskt har det gått till så här:
    EDI = en fil skickas – mottagaren tolkar filen – något skapas (en Kundorder skapas, en inkommande faktura registreras etc.)

    Framåt:
    Systemen börjar bli smarta nog att identifiera och tolka vad det är för meddelande helt automatiskt. Är det en order eller ett kvitto eller kanske en leveransavisering eller något helt annat? När systemen tolkar detta blir EDI mindre tungt att jobba med och mer som ett stöd i den administrativa vardagen.
  2. En enda kontaktpunkt istället för 100 olika integrationer
    Idag kräver varje kund, leverantör, bank och offentlig aktör ofta Ata systemlösning. Framåt ser vi dock en helt annan modell. I stället har verksamheten ett enda informationsflöde in, dit alla elektroniska meddelanden kommer. När systemet tar emot ett meddelande tolkar AI innehållet automatiskt och placerar informationen direkt i rätt del av verksamheten.

    Detta oavsett om det kommer från:
    – Kund
    – Leverantör
    – Bank
    – Skatteverket
    – Annan offentlig sektor
    – Annat internt system
    Det spelar ingen roll var filen kommer ifrån, systemet förstår ändå vad filen är.
  3. EDI blir ett nav, inte en sidoprocess
    När systemen blir smartare fungerar EDI inte längre ”bara” som en transportfunktion. I stället utvecklas det till ett nav som binder samman flera dataflöden. Det är i det sammanhanget som ett tillverkande företags affärssystem, exempelvis Prosmart, får en central roll. Här agerar systemet inte som en traditionell EDI-leverantör, utan som en intelligent mottagare av många olika typer av meddelanden. Detta blir möjligt eftersom systemet inte behöver avgöra om informationen kommer från en klassisk EDI-order eller från en mer dynamisk dataström. Avgörande är i stället att systemet tar emot informationen, sorterar den korrekt och omsätter den till direkt värde i processen.

Så, vart är vi egentligen på väg?

EDI som det lite konsulttunga systemet med svårtolkade standarder kommer att finnas kvar ett bra tag till. Samtidigt är utvecklingen tydlig – den pekar mot något både större och enklare för oss som använder tekniken.
Vi ser att framtiden innebär:

Samtidigt befinner vi oss fortfarande i början av den här resan. Med tiden kommer vi därför inte längre att tänka ”EDI”, utan snarare ”automatiserat informationsutbyte”. Då vet vi att vi inte längre är bundna till en viss standard, ett specifikt format, en avsändare eller en teknisk lösning. I stället flödar informationen fritt och skapar värde direkt i processen.

Nyfiken att prata om EDI?

Och om ni vill ta nästa steg hjälper vi er gärna att hitta rätt lösning – kontakta Prosmart redan idag!

Kontakta oss

Fler artiklar