Från tusentals delar till full kontroll. Så styr Lergöken sin kundanpassade produktion med Prosmart

Hos Lergöken är inget kök det andra likt. Företaget ritar, säljer och tillverkar måttanpassade, platsbyggda kök helt efter kundens önskemål. Huvudkontor och showroom finns i Ängelholm medan tillverkningen sker i Munka Ljungby.

Den höga graden av kundanpassning ställer samtidigt höga krav på planering och kontroll i den egna produktionen.

Med omkring 20 kök i produktion samtidigt kan det handla om 6 000 enskilda delar som ska tillverkas, monteras och hamna rätt. Sedan 2023 använder Lergöken Prosmart för att hålla ihop flödet från order och inköp till tillverkning, leverans och fakturering.

Varje kök tillverkas efter kundorder

Kundresan börjar i Lergökens showroom i Ängelholm eller med ett digitalt möte. Utifrån planritning, mått och kundens önskemål ritas köket upp i 3D. Förslaget prissätts, justeras och arbetas vidare med tills kunden är nöjd.

När beställningen är klar går köket vidare till orderläggning och produktion. Här kommer Prosmart in i processen.

Till skillnad från en mer standardiserad tillverkning producerar Lergöken inte färdiga kök för lager. Det som i Lergökens värld är halvfabrikat, alltså material och komponenter som virke och gångjärn, finns på plats, men varje kök tillverkas först när en kund har beställt det. Det mesta görs i den egna produktionen, bland annat med CNC-maskiner, medan ytbehandlingen sker externt.

Ett kök består av i runda slängar 300 delar som ska tillverkas efter rätt mått, hanteras i rätt ordning och till sist hamna i köket hemma hos rätt kund. När flera kundunika kök befinner sig i olika delar av produktionsflödet blir behovet av struktur och spårbarhet stort. I Prosmart kan Lergöken gå tillbaka och se vilket kök en kund har beställt, vilka delar det består av och vilken färg en viss komponent har. Om en kund flera år senare behöver exempelvis en ny lådfront finns informationen kvar och rätt del kan tillverkas på nytt.

När Excel inte längre räckte till 

Innan Lergöken började använda Prosmart låg mycket av planeringen och informationen på personnivå och i Excel, medan Fortnox användes som ekonomisystem. I takt med att verksamheten växte blev behovet av ett system anpassat för tillverkningen allt tydligare.

Framförallt blev steget från ett färdigritat och sålt kök till order och tillverkning en flaskhals. När varje kök består av hundratals delar och varje beställning kan skilja sig från nästa behövde Lergöken ett bättre sätt att hantera tillverkningsorder, inköp och planering.

Eftersom företaget redan använde Fortnox och gärna fortsatte med det tog de kontakt med Fortnox och beskrev vad de behövde komplettera med. Där fick de tipset om Prosmart.

De tittade även på andra affärssystem, men fastnade för kombinationen av Prosmarts stöd för tillverkande företag och möjligheten att arbeta med en mindre aktör som kunde anpassa systemet efter deras verksamhet.

– Det som tilltalade oss var att Prosmart är en mindre aktör som är villig att anpassa. Med större system är det kanske inte lika lätt att få till den typen av anpassningar, resonerar Andreas Ebbesson, som är ansvarig för order- och inköpsfunktionerna på Lergöken.

Bättre överblick från order till leverans

I dag används Prosmart bland annat för order, tillverkningsorder, inköp och fakturering. Systemet är integrerat med Fortnox, vilket gör att informationen förs vidare till ekonomisystemet automatiskt.

En av de största skillnaderna för Lergöken är överblicken över produktionen.

När en order läggs kan Lergöken planera tillverkningen utifrån leveransdagen och samtidigt se beläggningen framåt. Det gör att kunden kan få en bekräftad leveransdag även när leveransen ligger flera månader fram i tiden. På samma sätt kan inköp planeras utifrån när materialet faktiskt kommer att behövas.

Överblicken gör det också möjligt att effektivisera själva produktionen. När exempelvis stommar till flera olika kök ska tillverkas i samma material kan arbetet samordnas mellan olika kundorder.

Resultatet är, enligt Andreas, högre produktivitet och framförallt bättre kontroll och spårbarhet genom hela flödet.

Från tio fel i månaden till noll

För Lergöken har möjligheten att anpassa Prosmart efter den egna produktionen också gett konkreta resultat.

Företagets skåp och stommar utgår från standardmått som redan finns inlagda i system och maskiner. Så länge kunden väljer standardmåtten är risken för manuella måttfel liten eftersom måtten redan finns inlagda i maskinerna. Men eftersom själva affärsmodellen bygger på kundanpassning händer det förstås att en kund vill ändra bredden på ett skåp.

Då måste samtliga delar som hör till det skåpet anpassas.

Tidigare var det lätt att någon av dessa förändringar missades. Den mänskliga faktorn och vanan vid standardmåtten kunde helt enkelt ställa till det. Efter en diskussion med Prosmart togs därför en enkel anpassning fram: alla mått som frångår standardmåtten markeras med ett grönt fält på tillverkningslistorna.

– En trött måndag är det lätt att missa. Nu är allt som frångår standard markerat med ett grönt fält. Det var en sådan grej som kostade ett par tusen kronor att få till, men som har gjort att vi gått från ungefär tio sådana fel i månaden till noll.

För Lergöken är exemplet också en bekräftelse på det som från början gjorde Prosmart intressant: möjligheten att tillsammans med systemleverantören lösa ett verksamhetsspecifikt problem utan att det blir ett jättestort utvecklingsprojekt.

Ett system att växa med

När Lergöken först övervägde ett nytt affärssystem var investeringen inte självklar. Mycket fungerade trots allt redan med Excel, Fortnox och den kunskap som fanns hos medarbetarna.

I efterhand är bilden något annorlunda:

– När allt ligger på personnivå och i Excel känner man lätt att man har koll och att det fungerar bra. Jag kommer ihåg att jag tänkte ”det här behöver inte jag lägga” trots att kostnaden inte var särskilt hög. Men när vi väl tagit steget och gjort investeringen hade vi inte ens varit i närheten av där vi är i dag utan det.

I dag ser Lergöken fler möjligheter att utveckla användningen, bland annat genom funktioner som företaget ännu inte börjat arbeta fullt ut med. Samarbetet med Prosmart fortsätter också löpande, med support och vidareutveckling när nya behov ibland uppstår.

– Supporten fungerar bra och vi får snabba svar. Prosmart är duktiga på att vidareutveckla och det finns saker i systemet vi inte använder än. Det är ett flexibelt affärssystem för tillverkande företag.

För Lergöken, där varje slutprodukt är unik, har Prosmart blivit en central del av vardagen. Eller som Andreas själv sammanfattar det:

– Jag jobbar i Prosmart åtta timmar om dagen. Det är det första jag startar på morgonen och det sista jag stänger innan jag går hem.