12 varningssignaler på att affärssystemet blivit en flaskhals

Ett affärssystem behöver inte sluta fungera för att börja bromsa verksamheten. I tillverkande företag syns problemen ofta först i form av manuella rutiner, Excel-lösningar, osäkra leveransbesked och ett växande personberoende. Här är 12 signaler som kan vara värda att hålla koll på.

12 varningssignaler att hålla koll på

Känner ni igen er i någon av punkterna nedan? Gå igenom dem och räkna hur många som stämmer in på er verksamhet.

1. Produktionsplaneringen sker utanför affärssystemet

Planeringen görs helt eller delvis i Excel, på whiteboards eller genom manuella avstämningar eftersom affärssystemet inte ger tillräckligt stöd för den dagliga produktionsplaneringen.

Fråga er: Kan den som behöver informationen se aktuell produktionsplan direkt i systemet?

2. Leveransdatum bygger mer på erfarenhet än aktuell data

Det går inte att lita fullt ut på systemets leveransbesked. I stället krävs erfarenhet och manuell kontroll av exempelvis kapacitet, material och pågående produktion innan kunden kan få ett realistiskt datum.

Fråga er: Kan ni lämna ett tillförlitligt leveransbesked utan att först kontrollera med flera personer?

3. Materialbrist upptäcks för sent

Brist på material eller komponenter blir tydlig först när en tillverkningsorder närmar sig produktionsstart. Eller redan borde ha startat.

Fråga er: Får inköp och produktion information om kommande materialbrist i tillräckligt god tid för att kunna agera?

4. Ni har lager men saknar ändå material

Lagervärdet kan vara betydande samtidigt som produktionen återkommande står utan den artikel eller komponent som behövs för stunden.

Fråga er: Ger systemet ett tillräckligt bra underlag för att styra vad ni faktiskt behöver köpa in och lagerhålla?

5. Efterkalkylen kommer för sent

Ni kan se hur lönsam en order eller produkt blev. Men ofta först när informationen inte längre går att använda för att påverka nästa offert, kalkyl eller produktionsbeslut.

Fråga er: Hur snabbt kan ni jämföra kalkylerad och faktisk kostnad och använda informationen i nästa affär?

6. Rapportering kräver Excel

Data finns i affärssystemet, men för att kunna analysera den måste information exporteras, bearbetas och sammanställas manuellt.

Fråga er: Kan ansvariga själva få fram de nyckeltal de behöver, eller krävs Excel och specialkunskap?

7. Bara några få personer vet hur systemet egentligen fungerar

Viktiga rapporter, rutiner eller funktioner är beroende av enskilda medarbetares kunskap. När de inte är på plats blir vissa uppgifter svåra eller tidskrävande att utföra.

Fråga er: Vad händer med kritiska processer om rätt person är sjuk, slutar eller går i pension?

8. Samma information registreras på flera ställen

Uppgifter behöver föras över manuellt mellan affärssystemet, Excel, andra system eller dokument. Det skapar dubbelarbete och ökar risken för att olika versioner av samma information används.

Fråga er: Hur ofta skriver någon in information som redan finns digitalt någon annanstans?

9. Manuella specialrutiner har blivit en del av vardagen

Medarbetarna har hittat fungerande sätt att komma runt systemets begränsningar. Problemet är att specialrutinerna med tiden blivit så självklara att de knappt längre betraktas som workaround-lösningar.

Fråga er: Vilka arbetsmoment gör ni ”så här för att systemet inte kan…”?

10. Integrationerna begränsar utvecklingen

Äldre eller specialbyggda integrationer gör förändringar komplicerade. Ett till synes enkelt byte eller tillägg riskerar att påverka flera andra delar av systemmiljön.

Fråga er: Avstår ni från förbättringar eftersom ni är osäkra på vad som händer med befintliga integrationer?

11. Små förändringar blir stora projekt

Nya rapporter, arbetssätt eller funktioner tar lång tid att införa och kräver specialistkompetens. Det gör att verksamhetens behov förändras snabbare än systemet.

Fråga er: Hur lång tid tar det från att ett nytt behov identifieras tills stödet faktiskt finns på plats?

12. Ni fattar beslut på magkänsla trots att datan finns

Affärssystemet innehåller stora mängder information, men den är svår att få fram, sammanställa eller lita på. Därför bygger beslut fortfarande i hög grad på erfarenhet och manuella kontroller.

Fråga er: Har ni tillgång till rätt information när beslutet ska fattas eller först i efterhand?

Självskattning: hur många varningssignaler känner ni igen?

Det här är ingen exakt diagnos av ert affärssystem. Däremot kan antalet signaler ge en fingervisning om hur mycket verksamheten behöver kompensera för systemets begränsningar.

0–2 signaler: Systemet verkar i huvudsak stödja verksamheten

Enstaka manuella moment eller speciallösningar behöver inte vara ett problem. Alla verksamheter har undantag och processer som inte passar perfekt i ett standardsystem.

Titta ändå närmare på de punkter ni känner igen. Är de isolerade irritationsmoment eller påverkar de viktiga delar av verksamheten?

3–5 signaler: Det finns anledning att titta närmare

Flera delar av verksamheten verkar behöva kompensera för sådant som affärssystemet inte hanterar tillräckligt väl.

Det betyder inte automatiskt att ni behöver byta system. Däremot finns det skäl att kartlägga var problemen uppstår, hur mycket tid de tar och vilka konsekvenser de får för produktion, leveransförmåga och lönsamhet.

6–8 signaler: Systemets begränsningar påverkar sannolikt arbetssättet

När många manuella lösningar, osäkerheter och beroenden förekommer samtidigt finns en risk att verksamheten i praktiken har börjat organiseras runt affärssystemets begränsningar.

Här är det klokt att göra en mer strukturerad nulägesanalys och prioritera vilka flaskhalsar som har störst verksamhetspåverkan.

9–12 signaler: Dags att ifrågasätta nuläget

Om merparten av signalerna känns bekanta är frågan större än enskilda Excel-filer eller manuella rutiner.

Det betyder fortfarande inte att ett komplett systembyte är den enda lösningen. Men det finns goda skäl att utvärdera om dagens systemmiljö ger verksamheten rätt förutsättningar för fortsatt utveckling.

Börjar ni känna igen er? Börja inte med frågan om systembyte

Att känna igen flera av varningssignalerna betyder inte automatiskt att det befintliga affärssystemet behöver ersättas.

Den viktigare frågan är:

Var bromsar dagens system, data och arbetssätt verksamheten mest?

Det kan handla om produktionsplaneringen. Materialstyrningen. Kalkyleringen. Informationsflödet mellan avdelningar. Rapporteringen. Eller om ett antal mindre problem som tillsammans skapar onödigt mycket administration.

Genom att börja där blir det också lättare att skilja mellan sådant som kan förbättras inom befintlig systemmiljö och sådant som kräver en större förändring.

Ta reda på var era flaskhalsar finns

På Prosmart arbetar vi med affärssystem för små och medelstora tillverkande företag. Vi vet också att utgångsläget ser olika ut från verksamhet till verksamhet.

Därför behöver första steget inte vara att bestämma vilket system ni ska ha i framtiden. Det kan börja med att skapa en tydligare bild av hur ni arbetar idag, var problemen finns och vilka förändringar som skulle göra störst skillnad.