SaaS för tillverkande företag – så väljer du rätt affärssystem för framtiden
SaaS har förändrat hur affärssystem används i tillverkande företag. Här går vi igenom vad SaaS innebär i praktiken, vad som skiljer olika lösningar åt och vad du bör tänka på för att välja ett affärssystem som ger flexibilitet, säkerhet och långsiktig kontroll.
SaaS står för ”Software as a Service” och innebär att en tjänst levereras som en molntjänst. I affärssystemens värld, innebär det i praktiken att systemet inte är installerat lokalt på en server utan att du som användare kan logga in via webben och där få tillgång till alla funktioner. Utan installationer, driftansvar eller manuella uppdateringar. Var du än befinner dig.
Men SaaS är idag mer än bara ett sätt att leverera mjukvara. Det har blivit en grundförutsättning för moderna, flexibla och integrerade verksamheter. Detta samtidigt som ett skifte i marknaden pågår. Ett skifte där många företag fortfarande sitter fast i äldre affärssystem som försöker anpassas till en SaaS-värld utan att riktigt lyckas.
Hur fungerar SaaS i praktiken?
I ett SaaS-system ligger hela lösningen i molnet. Leverantören av tjänsten ansvarar för drift, säkerhet, tillgänglighet och kontinuerliga uppdateringar medan användaren får ett lättillgängligt system att arbeta i.
Det innebär flera saker:
- Du kommer åt systemet var du än är. Hemma, kontoret eller ute i produktionen spelar ingen roll.
- Uppdateringar sker löpande utan att störa verksamheten.
- Systemet kan skalas upp eller ner vid behov. Snabbt.
- Integrationer med andra system sker via API istället för manuella filflyttar.
För många företag innebär det en helt ny nivå av flexibilitet jämfört med traditionella, lokalt installerade system.
Utmaningen: att förstå olika versioner av SaaS
Även om många affärssystem idag erbjuds som SaaS kan lösningarna skilja sig åt i hur de är uppbyggda och fungerar i praktiken. Vissa system har utvecklats från tidigare generationers affärssystem och anpassats till att passa för en molnbaserad leveransmodell. Andra är byggda direkt för att fungera i en SaaS-miljö från början.
Det påverkar till exempel:
- Hur flexibelt systemet kan vara
- Hur enkelt det är att integrera med andra lösningar
- Hur snabbt ny funktionalitet kan utvecklas och implementeras.
För användaren märks det ofta i hur smidigt systemet fungerar i vardagen, framför allt i verksamheter med många processer som behöver fungera. Till exempel inom tillverkning.
Det avgörande är därför inte enbart att systemet är SaaS, utan hur det är konstruerat och i vilken grad det fortsätter att stödja verksamhetens behov över tid.
SaaS hos oss på Prosmart
Hos oss på Prosmart handlar SaaS inte bara om teknik. För oss handlar det om att tillhandahålla ett affärssystem som faktiskt fungerar i en modern tillverkningsmiljö. Inte bara i teorin utan också i praktiken.
Prosmart är byggt som ett SaaS-affärssystem från grunden. Det innebär att systemet är byggt för:
- Produktion, planering och processer
- Realtidsdata som är enkelt att agera på
- Stabila och välfungerande integrationer med andra system som till exempel bokföringssystem, e-handel, transportbokning
- Möjlighet att successivt vidareutveckla funktionalitet
Prosmart är anpassat efter att fungera i verksamheten i dagens moderna industrier.
Datalagring i ”Lokal SaaS” och varför det är viktigt
En aspekt som ofta glöms bort i diskussionen om SaaS är var data lagras, och indirekt vem som kan få åtkomst till den. Med en lokal SaaS-lösning som vi på Prosmart erbjuder får du:
- Datalagring i Sverige
- Tydlig kontroll över var informationen finns
- Ingen beroendeställning till globala molnaktörer
- Minskad risk för att data sprids eller hanteras utanför din kontroll
För många företag och då särskilt inom tillverkning är detta en avgörande faktor. Det handlar inte bara om säkerhet utan också om förtroende och långsiktig stabilitet.
Säkerhet i ett modernt SaaS-system
SaaS innebär inte bara enkelhet. Det innebär också högre krav på säkerhet. Prosmart arbetar med flera lager av säkerhet, däribland:
- MFA, multifaktorautentisering, för säker inloggning
- Krypterad datahantering
- Standardiserade och säkra integrationslösningar via API
Det gör att både intern och extern åtkomst kan hanteras på ett kontrollerat sätt utan att tumma på användarvänligheten.
Integrationer: från problem till standard
En av de stora fördelarna med SaaS är hur enkelt system kan kopplas ihop. Istället för att skräddarsy integrationer används idag standardiserade API:er. Det innebär att exempelvis ett affärssystem som Prosmart kan kommunicera med ett bokföringssystem på ett stabilt och säkert sätt där dessutom data kan skickas åt båda håll: från affärssystem, till bokföringssystem och från bokföringssystem till affärssystem.
För en Prosmart-användare betyder det:
- Mindre manuellt arbete
- Färre felkällor
- Snabbare informationsflöden
- En problemfri systemkoppling
Det som tidigare var komplexa IT-projekt blir istället en naturlig del av systemets funktion.
Från passivt till aktivt stöd
Ett tydligt skifte med moderna SaaS-lösningar är att affärssystemet går från att vara en databas till att bli ett aktivt stöd i verksamheten. Med nya funktioner, och i nästa steg AI, kan systemet:
- Identifiera avvikelser i produktionen
- Föreslå åtgärder
- Automatisera delar av planering och inköp
Det innebär att du får ett system som inte bara visar vad som har hänt utan som också hjälper till att påverka vad som händer härnäst.
Effekter och nytta med SaaS
För tillverkande företag kan rätt SaaS-lösning ge tydliga effekter:
- Ökad flexibilitet i vardagen
- Bättre kontroll över produktion och flöden
- Snabbare beslutsfattande med tillgång till rätt data
- Mindre beroende av kompatibel hårdvara
- Minimala störningar av tekniskt underhåll
- Inga omfattande och komplicerande uppgraderingsprojekt
- Möjlighet att vidareutveckla systemet stegvis efter behov
Det handlar i grunden om att skapa ett affärssystem som stödjer verksamheten istället för att avgränsa den.
Vad bör man tänka på vid val av SaaS?
Alla SaaS-lösningar är inte lika. För att undvika att fastna i nästa generations låsning är det viktigt att ställa rätt krav. För att säkerställa rätt lösning för just er verksamhet, undersök följande frågor:
- Är systemet byggt för SaaS eller byggt för servermiljö och flyttad till webben?
- Hur öppna är integrationerna?
- Var lagras datan?
- Finns det en tydlig produktutvecklingsplan framåt?
- Går det att börja i en liten skala och bygga vidare?
För tillverkande SMB-bolag handlar det inte om att välja moln som koncept, utan att välja rätt typ av molnlösning.
Därför är rätt SaaS-lösning avgörande för framtiden
SaaS har förändrat hur affärssystem används, utvecklas och integreras. Men skillnaden mellan olika lösningar är stor.
För företag inom tillverkning blir det allt viktigare att välja system som är byggda för verkliga produktionsflöden och som samtidigt ger flexibilitet och kontroll för er som användare. Det är dessutom viktigt att veta hur datalagring hanteras.
Utöver detta är det väsentligt att veta hur den framtida utvecklingen ser ut, inklusive användning av AI-assistenter, agenter med mera.
På så sätt kan SaaS bli mer än en teknisk lösning. Då blir SaaS en strategisk investering som aktivt ger er möjlighet att växa er verksamhet, förbättra er lönsamhet och få total kontroll över era flöden. För ert bolags allra bästa.
Vanliga frågor om byte av affärssystem
Det är ofta dags att se över affärssystemet när det på olika sätt börjar begränsa verksamheten istället för att stödja den. Det kan handla om att mycket arbete sker parallellt med systemet, i exempelvis Excel, att information behöver registreras flera gånger i flera olika system, att produktion och planering inte går att följa i realtid eller att integrationer är svåra och kostsamma för er att underhålla.
Ett systembyte kan också vara aktuellt när en organisation vuxit ur sitt nuvarande arbetssätt, behöver bättre spårbarhet, vill automatisera fler flöden eller får svårt att möta nya krav från kunder, leverantörer och myndigheter. Målet ska inte vara att byta systemet för bytets skull, utan att skapa bättre kontroll, effektivare processer och bättre förutsättningar för fortsatt utveckling.
Hur lång tid det tar att implementera ett nytt affärssystem beror på många faktorer. Det kan handla om vilka processer som ska ingå från start, hur mycket data som ska flyttas och vilka integrationer som behövs. För ett tillverkande litet eller medelstort bolag är det vanligt att börja med ett tydligt avgränsat område och sedan bygga vidare stegvis.
Ett enklare införande kan gå på någon månad, medan ett mer omfattande projekt med exempelvis produktion, planering, lager, integrationer och datamigrering kan ta längre tid. Det viktigaste är att börja med en realistisk plan, tydliga prioriteringar och ett avgränsat första steg som ger nytta tidigt.
Nej, i många fall är det klokare att byta i etapper om det behövs. Ett modernt affärssystem ska kunna integreras med era befintliga lösningar, exempelvis för bokföring, e-handel, transportbokning, BI eller andra specialistfunktioner.
Det gör att ni kan behålla system som idag fungerar bra och fokusera på förändring där den gör störst nytta. Med öppna och standardiserade API:er kan informationsflöden automatiseras istället för att bygga på manuella filöverföringar eller dubbelregisteringar.
Ja, vanligtvis går det att flytta över relevanta historiska data. Exakt vad som bör migreras avgörs utifrån verksamhetens behov, krav på spårbarhet och hur data ska användas framåt.
Oftast flyttas exempelvis kunder, leverantörer, artiklar, produktstrukturer, saldon, öppna order, öppna inköp och aktuella lageruppgifter. Äldre transaktionshistorik brukar ej migreras på grund av komplexitet och kostnad. Oftast kan denna data behållas tillgänglig i ett arkiv eller i det tidigare systemet i de fall den behöver kommas åt. En bra princip är att flytta den information som behövs för att ert arbete ska kunna flyta på effektivt från dag ett och att inte automatiskt flytta all information som finns. Det kräver stort arbete för att säkerställa datakvalitet.
Målet är att produktionen ska påverkas så lite som möjligt. Därför planeras systembytet normalt enligt fel faser enligt framtagen projektplan.
Inför driftsättning säkerställer man bland annat aktuella artikelregister, produktstrukturer, lagerstatus, öppna order och planerade tillverkningsordrar. I många fall genomförs övergången vid en naturlig brytpunkt, till exempel i samband med månadsskifte, låg beläggning eller planerat produktionsunderhåll. Med rätt förberedelser kan man minimera risken för störningar och skapa trygghet i organisationen.
Ett lyckat systeminförande kräver engagemang från verksamheten, men det behöver inte innebära att många personer arbetar heltid i projektet. Det viktigaste är att utse en tydlig intern projektansvarig och involvera rätt personer från verksamheten.
Resursbehovet är normalt som störst under förstudie, processgenomgångar, datakvalitetssäkring, tester och utbildning. Genom att fatta beslut i tid. prioritera rätt och avgränsa första införandet kan ni minska både belastning och risk. Ett systemprojekt fungerar bäst när ansvar och kompletens delas mellan leverantören och era egna nyckelpersoner baserat på en tydlig projektplan och metodik.
Skillnaden handlar inte bara om var systemet körs, utan hur det är byggt och hur lätt det är att utveckla över tid. Ett äldre system kan göras tillgängligt via webben eller driftas hos en molnleverantör samtidigt som det kan ha en arkitektur som bygger på äldre teknik, manuella uppgraderingar, lokala installationer eller begränsade intergrationsmöjligheter.
Ett SaaS-system som är byggt för molnet från början är utformat för löpande uppdateringar, skalbarhet, säkerhet och integration via API:er. Det ska vara enkelt att använda oavsett var användaren befinner sig och kunna vidareutvecklas från stora, återkommande uppgraderingsprojekt. För tillverkande företag innebär det bättre möjligheter att koppla ihop produktion, planering, ekonomi och andra verksamhetssystem i sammanhängande flöden.
Prosmarts process utgår från er verksamhet, era flöden och den nytta ni vill att systemet ska uppnå. Vi börjar med att gå igenom och skapa förståelse för nuläge, målbild och prioriterade processer (till exempel order, inköp, lager, produktion, planering och uppföljning).
Därefter konfigureras lösningen, relevant grunddata förbereds, testmiljö för utbildning och träning etableras och nyckelanvändare utbildas. Inför produktionsstart valideras arbetssätt och data genom acceptanstester. Efter driftstart fortsätter vi med stöd, uppföljning och successiv vidareutveckling. Prosmart är byggt för att kunna utvecklas stegvis i takt med att verksamhetens behov förändras och utvecklas.
Vill ni hitta rätt SaaS-affärssystem för er verksamhet?
Vi hjälper tillverkande företag att välja en modern lösning med rätt förutsättningar för produktion, integrationer, säkerhet och långsiktig utveckling. Samtidigt ser vi till att införandet av systemet sker smidigt och med så lite störningsmoment det bara går.
Kontakta oss via formuläret nedan eller via våra kontaktuppgifter som du hittar via knappen så berättar vi mer.
